Gli inventari- come gestire una collezione

Generalmente, le persone amano fare liste o lo odiano. Questo atteggiamento sembra ripresentarsi più volte nel percorso della nostra vita e non vi è sempre una via di mezzo nel nostro modo di affrontarlo. Nonostante la redazione di un inventario delle opere facenti parte della propria collezione possa essere un’attività piacevole per alcuni, per altri può essere vista come l’opposto.

Tuttavia, possedere una collezione d'arte richiede un forte senso di organizzazione al fine di conservare il valore potenziale della collezione e per questo motivo è importante che quest’ultima sia ben documentata.

 

Perché documentare?

I vantaggi nel documentare con precisione e attenzione la propria collezione d’arte sono molteplici.

La documentazione relativa alle opere costituisce una fonte di informazioni fondamentale per una valutazione legata a scopi assicurativi o nel caso di vendita.

Iris Handke, responsabile di ARTE Generali Germania, afferma: “Una buona documentazione è essenziale ai fini assicurativi per diverse ragioni. Da una parte, occorrono quante più informazioni possibili per valutare correttamente un'opera d'arte ed avere così una base adeguata per poter procedere con l'assicurazione. Dall’altra, migliore è la documentazione, più facile e veloce sarà il processo in caso di sinistro. Nel caso in cui un’opera venga rubata ad esempio, l’essere in possesso di una documentazione completa può persino aumentare considerevolmente le probabilità che l’opera venga ritrovata.

Su questo tema si è soffermata anche la studiosa americana Susan Stewart che nel suo libro "On Longing" identifica il significato più profondo di un approccio sistematico al collezionismo: “La collezione non è costruita dai suoi elementi, piuttosto, viene ad esistere per mezzo del suo principio di organizzazione". Stewart intende che, nel suo insieme, la collezione non è solo costituita dai suoi artefatti fisici ma anche dai ricordi, le storie, i luoghi da cui le singole opere provengono e dove sono conservate. Essi comunicano l'essenza della collezione tanto quanto le singole opere.  Spesso la documentazione della collezione è di vitale importanza se il collezionista non è presente quando si devono prendere decisioni sulle opere che ne fanno parte.

Ad esempio, siete certi di ricordarvi il nome dell'artista da cui avete comprato un’opera durante un viaggio a Singapore 10 anni fa? Vi ricordate senza esitazione la provenienza della meravigliosa stampa del XVIII secolo comprata in una casa d'aste locale? Come fare se la scultura che avete acquistato anni fa da una galleria ha subito dei lievi danni ma non vi ricordate dove l’avete comprata?

Se una di queste domande vi suona vagamente familiare, allora probabilmente è il momento di migliorare la gestione della vostra collezione. Questa potrebbe essere la giusta occasione per creare un inventario della collezione che non solo documenti le informazioni chiave di ogni opera, ma anche che raccolga tutti i documenti pertinenti ad essa sia che siano conservati in un luogo digitale o in uno fisico sicuro e facilmente accessibile.

 

Cosa documentare?

La redazione di un inventario non deve essere scoraggiante: non esiste un modo giusto o sbagliato di documentare la vostra collezione purché ciò avvenga. Questo potrebbe essere costituito da note scritte a mano in una cartella o da un semplice elenco digitale su Word o Excel. Qualora possediate una collezione costituita da molti pezzi, potreste investire in un software di gestione delle collezioni e anche assumere un curatore per controllare i dettagli di tutto questo.

Katrin Stoll, CEO di Neumeister Auctions a Monaco di Baviera, ci ha raccontato di quando la sua casa d'aste ha ricevuto circa 60 casse di legno con oggetti d’arte dall'inizio del 2022.

Le casse non erano state aperte da oltre 60 anni e non era disponibile alcun inventario. Tutto quello che si sapeva era che provenivano dall'ex castello dei conti di Württemberg nell'antica città della Slesia di Carlsruhe, ora Pokój, in Polonia. Nonostante il castello fosse stato distrutto nel 1945, fortunatamente molti dei suoi oggetti furono trasportati in Germania e sopravvissero alla guerra. Tuttavia, la maggior parte di essi non furono mai disimballati e rimasero di proprietà del conte Ferdinand von Württemberg che morì nel 2020. Ora più di 600 oggetti sono stati catalogati e sono in vendita. 

Molte delle informazioni vitali sulla collezione sono andate perse e sono numerose le sfide che si incontrano nel voler catalogare una collezione a distanza di secoli. La mancanza di una firma autentica dell’artista, l’incertezza della datazione, della provenienza e della documentazione dei restauri, sono solo alcuni degli ostacoli in cui ci si può imbattere. Per questo motivo, oggi, è molto meglio stare al passo con i tempi e iniziare fin da subito a gestire un inventario.

Ci si chiede frequentemente quali siano le informazioni che devono essere registrate in un inventario. Di seguito vi riportiamo qualche suggerimento:

• Un elemento importante è registrare la proprietà. Un pezzo d’arte potrebbe appartenere a voi personalmente, al vostro coniuge o essere della vostra azienda, pertanto è importante dichiarare chi lo possiede.
• Annotare dove sono posizionati gli oggetti. Si trovano in una delle vostre proprietà, nell'edificio del vostro ufficio, nella casa estiva, nel magazzino o in prestito? Assicuratevi di annotare i luoghi specifici e aggiornare queste informazioni regolarmente, specialmente se possedete oggetti o opere d'arte in luoghi in cui non vivi abitualmente o in cassetti e depositi d'arte professionali. Non limitatevi a sovrascrivere le informazioni precedenti ma aggiungetele.
• Ogni oggetto ha bisogno di una propria voce e dovrebbe avere un ID specifico, in modo che la voce dell'oggetto e i documenti associati possano essere complementari.
• L'oggetto vero e proprio dovrebbe essere archiviato secondo la pratica standard museale, se possibile. Il sistema Getty ID è un utile indicatore, i requisiti minimi includono il numero identificativo, il tipo di oggetto, l'autore/artista, il titolo, il mezzo, le dimensioni, l'anno di creazione, la dimensione dell'edizione e possibilmente una descrizione.
• Assicuratevi di tenere traccia di tutti i documenti associati come fatture, certificati, dettagli sulla provenienza, elenchi delle mostre e, per le opere più complesse, note di installazione e anche le informazioni sull'imballaggio. Alcune opere d'arte concettuali vengono spesso accompagnate da informazioni su come ricreare un'opera, ad esempio in caso di trasferimento di quest’ultima. Assicuratevi di conservare le informazioni relative a dove, quando ed a quale prezzo è stata comprata l’opera d’arte.
• Conservare le foto, soprattutto di dettagli importanti, di come l'oggetto appare installato o di eventuali danni che potrebbe già avere.
• Potreste anche registrare il prezzo d’acquisto, per cosa è assicurata e qual è il valore attuale dell’opera. Anche i costi aggiuntivi, come la conservazione, il trasporto e l'incorniciatura rappresentano informazioni utili da registrare.
• Documentare sempre dove è situata l'opera in quel momento, assicurandosi di aggiornare le informazioni, specialmente se si possiedono spazi di deposito per oggetti d'arte oltre alle vostre proprietà.

Mantenete queste informazioni aggiornate e aggiungete eventuali prestiti per mostre o citazioni in cataloghi. Tutto questo fa parte della storia dell'opera e può potenzialmente aggiungere valore ad essa.

 

Come documentare la vostra collezione

Se oltre ad una classica cartella A4 o uno schedario, preferite avere un metodo più sicuro per tutti i documenti della vostra collezione, allora vale la pena prendere in considerazione l’utilizzo di un sistema di gestione delle collezioni online con archiviazione cloud sicura. Questo permette al collezionista di condividere facilmente le opere della sua collezione e di controllare le informazioni che si hanno in possesso.

Pensate attentamente a come volete conservare i dati del vostro sistema di collezione, le foto e i documenti aggiuntivi. Preferite collegarli online con un sistema di archiviazione cartaceo? Allora, assicuratevi che i documenti cartacei siano conservati in modo sicuro e non possano essere distrutti da incendi o inondazioni. Oppure volete scannerizzare tutta la documentazione cartacea e assicurarvi che tutto sia archiviato digitalmente?

Qualunque cosa decidiate di fare, assicuratevi che il sistema sia trasparente e accessibile per un lungo periodo di tempo. Assicuratevi di aggiornare i vostri sistemi digitali tanto quanto gli altri file digitali e che tutta la documentazione sia conservata in luoghi sicuri su carta idealmente archiviabile in modo da non deteriorarsi.

Oggi, ci sono diversi sistemi e servizi sul mercato che fanno al caso vostro, si va da sistemi di gestione dei clienti molto elaborati e costosi ad applicazioni mobili facilmente utilizzabili come quella che ARTE Generali offre ai suoi clienti. Artgalleria (https://www.artgalleria.com/) e Artbinder (https://www.artbinder.com/) o (https://www.collectorsystems.com/) sono esempi di prodotti di fascia alta a pagamento. Mentre, i sistemi CMS richiedono spesso non solo tasse da pagare, ma anche tempo per conoscere lo stesso sistema, nonostante le App di oggi rendano molto più facile inserire le informazioni e tenerle al sicuro. [https://artegenerali.com/news/discover-arte-generali-app].

Qualsiasi sistema però vi consentirà di avere la vostra collezione a portata di mano ovunque vi troviate. Handke riguardo all'App afferma:

“Volevamo trovare un modo veloce e facile in modo tale che i nostri clienti potessero avere tutte le informazioni relative alla loro collezione in un unico posto. Tutti noi viviamo con i nostri smartphone e la nostra app rappresenta un modo comodo per gestire la propria collezione e la vostra assicurazione al tempo stesso.

Riassunto

Un inventario d'arte è essenziale per la vostra collezione. Vi aiuta a tenere traccia delle opere, crea un promemoria del percorso collezionistico, fornisce informazioni importanti per l’assicurazione ed è una guida nel caso in cui voi o qualcun’altro a vostro nome voglia vendere gli oggetti d’arte della vostra collezione. È un registro delle vostre passioni e comunica la vostra collezione agli altri. Non è necessario farlo tutto in una volta, iniziate con un oggetto, una stanza, un tipo di collezione, passo dopo passo.

 

Link Utili:

https://www.artworkarchive.com/blog/how-to-inventory-your-artwork

https://artradarjournal.com/2021/11/17/how-to-use-excel-to-create-art-inventory/

https://www.getty.edu/publications/resources/virtuallibrary/0892365722.pdf