ūüí°COLLECTION TIPS: Dokumentation ‚Äď wie man eine Sammlung verwaltet

tips for collectors:inventories

 

Einf√ľhrung

Entweder man liebt es, Listen zu erstellen, oder man hasst es. In dieser Hinsicht scheint es keinen Mittelweg in unserer Lebenseinstellung zu geben. W√§hrend die Vorstellung, eine Inventarliste f√ľr eine Kunstsammlung zu erstellen, manche Menschen mit Freude erf√ľllt, f√ľrchten sich andere davor und werden es wahrscheinlich nicht tun. Der Besitz einer Kunstsammlung erfordert jedoch ein gewisses Ma√ü an Organisation, da ein gro√üer Teil des potenziellen Wertes der Sammlung damit zusammenh√§ngt, dass sie gut dokumentiert ist. Und die gr√ľndliche Dokumentation einer Sammlung hat noch weitere Vorteile.

Warum sollte man dokumentieren?

Die Vorteile einer Dokumentation Ihrer Sammlung sind vielf√§ltig. Vor allem wird sie wichtig, wenn Sie Ihre Sammlung bewerten lassen wollen, sei es zu Versicherungszwecken oder im Falle eines Verkaufs oder zugunsten der Nachlassbildung. Iris Handke, Leiterin von ARTE Generali, Deutschland, formuliert es so: Eine gute Dokumentation ist f√ľr die Versicherung aus verschiedenen Gr√ľnden unerl√§sslich. Zum einen, weil man so viele Informationen wie m√∂glich braucht, um ein Kunstwerk richtig zu bewerten und damit eine ad√§quate Grundlage f√ľr die Versicherung zu haben. Andererseits: Je besser Sie dokumentiert sind, desto einfacher und schneller ist die Abwicklung im Schadensfall. √úbrigens: Wenn ein Kunstwerk gestohlen wurde, steigen die Chancen, es wiederzubekommen, erheblich.

¬†Aber wenn Ihnen das nicht relevant erscheint, wenn Sie eine Sammlung zusammenstellen, lohnt es sich vielleicht, der amerikanischen Wissenschaftlerin Susan Stewart in ihrem Buch "On Longing" zuzuh√∂ren, die die tiefere Bedeutung eines Sammlungssystems wie folgt beschreibt: Die Sammlung wird nicht durch ihre Elemente konstruiert, sondern sie entsteht durch ihr Organisationsprinzip". Sie meint damit, dass die Sammlung als Ganzes nicht nur aus ihren physischen Teilen besteht, sondern auch aus den Erinnerungen, Geschichten und Orten, woher die einzelnen Werke stammen und wo sie aufbewahrt werden. Sie vermitteln das Wesen der Sammlung ebenso sehr wie die einzelnen Werke.¬† Oft ist die Dokumentation der Sammlung von entscheidender Bedeutung, wenn der Sammler nicht anwesend ist, wenn Entscheidungen √ľber Objekte getroffen werden m√ľssen.

In der Realit√§t fragen Sie sich vielleicht selbst: Sind Sie sicher, dass Sie sich an den Namen des K√ľnstlers erinnern, dessen Kunstwerk Sie vor 10 Jahren auf einer Reise nach Singapur gekauft haben? Sie dachten, Sie w√ľrden sich an die Herkunft des erstaunlichen Drucks aus dem 18. Jahrhundert erinnern, den Sie in einem √∂rtlichen Auktionshaus erworben haben, aber wissen Sie das wirklich? Sie werden gebeten, ein Kunstwerk f√ľr eine Museumsausstellung zu leihen, aber die Institution m√∂chte sichergehen, dass es authentisch ist, und bittet um eine Kopie des Authentizit√§tszertifikats, da das Kunstwerk nicht signiert ist. Sie m√∂chten sich mit der Galerie in Verbindung setzen, bei der Sie eine Skulptur gekauft haben, da das Kunstwerk etwas besch√§digt ist, aber Sie k√∂nnen sich nicht erinnern, wann und wo Sie es gekauft haben. Sie mussten ein Kunstwerk f√ľr eine Weile wegpacken und wollen es wieder aufstellen, aber Sie haben keine Fotos gemacht und k√∂nnen nun die Montageanleitung nicht finden. Sie glauben, dass Sie ein Kunstwerk von diesem K√ľnstler besitzen, aber wo k√∂nnte es sein? ¬†

Wenn Ihnen das alles nur vage bekannt vorkommt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, sich selbst und Ihre Sammlung ein wenig mehr zu organisieren. Dann ist es an der Zeit, ein Inventar Ihrer Sammlung zu erstellen, das nicht nur die wichtigsten Informationen zu jedem Kunstwerk dokumentiert, sondern auch daf√ľr sorgt, dass alle relevanten Dokumente, die dazu geh√∂ren, an einem sicheren und leicht zug√§nglichen digitalen oder physischen Ort aufbewahrt werden.

Was soll dokumentiert werden?

Die Erstellung einer Inventarliste muss nicht entmutigend sein. Es gibt kein Richtig oder Falsch in der Art und Weise, wie Sie Ihre Sammlung dokumentieren, solange es dokumentiert ist. Das k√∂nnen handschriftliche Notizen in einem Ordner sein, eine einfache digitale Word- oder Excel-Liste oder, wenn Sie eine gro√üe Sammlung haben, k√∂nnen Sie in eine Software zur Sammlungsverwaltung investieren und sogar einen Kurator einstellen, der sich um die Details k√ľmmert. Alles ist besser, als sich nicht zu k√ľmmern.

Katrin Stoll, CEO von Neumeister Auktionen in M√ľnchen, berichtet, wie ihr Auktionshaus Anfang 2022 etwa 60 Holzkisten mit Objekten erhielt. Die Kisten waren seit √ľber 60 Jahren nicht mehr ge√∂ffnet worden und es war kein Inventar vorhanden. Man wusste nur, dass sie aus dem ehemaligen Schloss der Grafen von W√ľrttemberg in der ehemaligen schlesischen Stadt Carlsruhe, dem heutigen Pok√≥j in Polen, stammen. W√§hrend das Schloss selbst 1945 zerst√∂rt wurde, wurden viele seiner Gegenst√§nde nach Deutschland transportiert und √ľberlebten den Krieg. Die meisten von ihnen wurden jedoch nie ausgepackt und blieben im Besitz von Graf Ferdinand von W√ľrttemberg, der 2020 verstarb. Nun wurden √ľber 600 Objekte katalogisiert und werden verkauft.

Aber viele wichtige Informationen √ľber die Sammlung werden f√ľr immer verloren sein, und die Herausforderungen bei der Katalogisierung einer Sammlung im Nachhinein sind zahlreich. Fehlende K√ľnstler oder Hersteller, Fragen zur Datierung, zum Herkunftsort und zur Dokumentation von Restaurierungsarbeiten sind nur einige davon. Es ist viel besser, Immer auf dem aktuellsten Stand zu sein und sofort mit einer Bestandsaufnahme zu beginnen.

¬†Die wichtigste Frage ist, welche Informationen aufgezeichnet werden m√ľssen:

‚Äʬ†Ein wichtiges Element ist die Erfassung der Eigentumsverh√§ltnisse. Ein St√ľck kann Ihnen pers√∂nlich geh√∂ren, Ihrem Ehepartner oder auf den Namen Ihres Unternehmens lauten - sie h√§ngen alle am selben Ort, aber es ist wichtig, festzuhalten, wem sie geh√∂ren.

‚Äʬ†Apropos Standort: Notieren Sie, wo sich die Objekte befinden - befinden sie sich in einer Ihrer Immobilien, in Ihrem B√ľrogeb√§ude, im Sommerhaus, in einem Lagerraum, bei einem Dritten als Leihgabe? Notieren Sie die genauen Standorte und aktualisieren Sie diese Informationen regelm√§√üig, vor allem, wenn Sie Objekte oder Kunstwerke haben, mit denen Sie nicht zusammenleben, oder die sich in Schubladen oder in einem professionellen Kunstlager befinden. √úberschreiben Sie nicht einfach fr√ľhere Informationen, sondern erg√§nzen Sie sie.

‚Äʬ†Jedes Objekt ben√∂tigt einen eigenen Eintrag und sollte eine spezifische ID haben, damit der Objekteintrag und die zugeh√∂rigen Dokumente abgeglichen werden k√∂nnen.

‚Äʬ†Das eigentliche Objekt sollte nach M√∂glichkeit gem√§√ü der √ľblichen Museumspraxis inventarisiert werden. Das Getty-ID-System ist ein n√ľtzlicher Anhaltspunkt. Zu den Mindestanforderungen geh√∂ren die Identifikationsnummer, die Art des Objekts, der Hersteller/K√ľnstler, der Titel, das Medium, die Abmessungen, das Entstehungsjahr, die Auflagenh√∂he und m√∂glicherweise eine Beschreibung.

‚Äʬ†Achten Sie darauf, dass Sie alle zugeh√∂rigen Dokumente aufbewahren, z. B. Rechnungen, Zertifikate, Herkunftsangaben, Ausstellungsverzeichnisse und bei komplexeren Kunstwerken auch Installationshinweise und eventuell Verpackungsinformationen.¬† Zu einigen konzeptionellen Kunstwerken geh√∂ren auch Informationen dar√ľber, wie ein Kunstwerk wiederhergestellt werden kann, z. B. wenn Sie umziehen und es standortspezifisch ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen dar√ľber aufbewahren, wo und wann Sie ein Kunstwerk zu welchem Preis gekauft haben.

‚Äʬ†Fotos, vor allem von wichtigen Details oder wie das Objekt installiert aussieht, oder von eventuellen Sch√§den, die es bereits hat.

‚Äʬ†Sie sollten auch festhalten, was Sie f√ľr das Kunstwerk bezahlt haben, wie hoch es versichert ist und wie hoch der aktuelle Wert ist, sofern Sie diese Informationen haben. Auch zus√§tzliche Kosten wie Lagerung, Transport und Einrahmung sollten Sie aufzeichnen.

‚Äʬ†Status: Wo befindet sich das Kunstwerk gerade - und stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen bei Bedarf aktualisieren, vor allem wenn Sie √ľber Lagerr√§ume f√ľr Kunstobjekte au√üerhalb Ihrer eigenen Liegenschaften verf√ľgen.

Halten Sie diese Informationen auf dem neuesten Stand und f√ľgen Sie z. B. Leihgaben von Ausstellungen hinzu oder ob das Kunstwerk illustriert wurde oder irgendwo erw√§hnt wird. All dies ist Teil der Geschichte des Kunstwerks und kann den Wert des Werks erh√∂hen.

Wie Sie Ihre Sammlung dokumentieren?

Wenn Sie das Gef√ľhl haben, dass Ihre Sammlung gro√ü oder wichtig genug ist, um mehr als nur einen sicheren Platz f√ľr alle Dokumente Ihrer Kunstwerke zu haben, vielleicht in einem A4-Ordner oder einem Aktenschrank, dann lohnt es sich, ein Online-Sammlungsverwaltungssystem mit sicherer Cloud-Speicherung in Betracht zu ziehen. So kann der Sammler Kunstwerke aus seiner Sammlung ganz einfach freigeben, vielleicht f√ľr eine Bewertung, oder um zu pr√ľfen, ob er dieses ganz besondere Objekt wirklich hinzuf√ľgen muss, oder ob er vielleicht schon einige √§hnliche in seinem Besitz hat.¬†

√úberlegen Sie genau, wie Sie die Daten Ihres Erfassungssystems und zus√§tzliche Fotos und Dokumente aufbewahren wollen. Wollen Sie sie online mit einem Ablagesystem auf Papier verlinken? Dann achten Sie darauf, dass die Papiere sicher aufbewahrt werden und nicht durch Feuer oder √úberschwemmung zerst√∂rt werden k√∂nnen. Oder wollen Sie alle Unterlagen scannen und darauf achten, dass alles digital abgelegt wird? Wie auch immer Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, dass das System f√ľr Dritte transparent und √ľber einen langen Zeitraum hinweg zug√§nglich ist. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre digitalen Systeme ebenso wie Ihre anderen digitalen Dateien auf dem neuesten Stand halten und dass alle Unterlagen an einem sicheren Ort auf idealem Archivierungspapier aufbewahrt werden, das nicht besch√§digt wird.

Es gibt mittlerweile verschiedene Systeme und Dienste auf dem Markt, die Ihnen dabei helfen k√∂nnen. Sie reichen von sehr aufwendigen und teuren Kundenverwaltungssystemen bis hin zu einfach zu bedienenden mobilen Apps, wie sie Arte Generali seinen Kunden im Rahmen seiner Versicherungsleistungen anbietet. Artgalleria (https://www.artgalleria.com/) und Artbinder (https://www.artbinder.com/) oder (https://www.collectorsystems.com/) sind Beispiele f√ľr kostenpflichtige High-End-Produkte. W√§hrend CMS-Systeme oft nicht nur Geb√ľhren, sondern auch Zeit erfordern, um sich mit dem System selbst vertraut zu machen, machen es Apps heute sehr einfach, die Informationen einzugeben und sicher aufzubewahren. [https://artegenerali.com/news/discover-arte-generali-app]. Alle Systeme erm√∂glichen es Ihnen jedoch, Ihre Sammlung leicht zur Hand zu haben, egal wo Sie sind. Handke sagt √ľber die App:

Wir wollten einen schnellen und einfachen Weg f√ľr unsere Kunden finden, um alle Informationen √ľber ihre Sammlung an einem Ort zu haben. Wir alle leben mit unseren Smartphones, und unsere App ist ein bequemer Weg, um Ihre Sammlung und Ihre Versicherung gleichzeitig zu verwalten.

Zusammenfassung 

Ein Kunstinventar ist f√ľr Ihre Sammlung unerl√§sslich. Es hilft Ihnen, Ihre Kunstwerke nachzuverfolgen und erstellt ein Aide-Memoire Ihrer Sammlerreise, liefert wichtige Informationen f√ľr Ihre Versicherung und ist ein Leitfaden, falls Sie oder jemand in Ihrem Auftrag Gegenst√§nde aus Ihrer Sammlung verkaufen m√∂chten. Es ist eine Aufzeichnung Ihrer Leidenschaften und vermittelt anderen Ihre Sammlungen - hoffentlich in einer Weise, die auch ohne den Beitrag des Sammlers Sinn macht. Sie m√ľssen nicht alles auf einmal machen, beginnen Sie mit einem Objekt, einem Raum, einer Art von Sammlung - Schritt f√ľr Schritt.

Useful Links:  

https://www.artworkarchive.com/blog/how-to-inventory-your-artwork

https://artradarjournal.com/2021/11/17/how-to-use-excel-to-create-art-inventory/

https://www.getty.edu/publications/resources/virtuallibrary/0892365722.pdf