Dokumentation – wie man eine Sammlung verwaltet

 

Einführung

Entweder man liebt es, Listen zu erstellen, oder man hasst es. In dieser Hinsicht scheint es keinen Mittelweg in unserer Lebenseinstellung zu geben. Während die Vorstellung, eine Inventarliste für eine Kunstsammlung zu erstellen, manche Menschen mit Freude erfüllt, fürchten sich andere davor und werden es wahrscheinlich nicht tun. Der Besitz einer Kunstsammlung erfordert jedoch ein gewisses Maß an Organisation, da ein großer Teil des potenziellen Wertes der Sammlung damit zusammenhängt, dass sie gut dokumentiert ist. Und die gründliche Dokumentation einer Sammlung hat noch weitere Vorteile.

Warum sollte man dokumentieren?

Die Vorteile einer Dokumentation Ihrer Sammlung sind vielfältig. Vor allem wird sie wichtig, wenn Sie Ihre Sammlung bewerten lassen wollen, sei es zu Versicherungszwecken oder im Falle eines Verkaufs oder zugunsten der Nachlassbildung. Iris Handke, Leiterin von ARTE Generali, Deutschland, formuliert es so: Eine gute Dokumentation ist für die Versicherung aus verschiedenen Gründen unerlässlich. Zum einen, weil man so viele Informationen wie möglich braucht, um ein Kunstwerk richtig zu bewerten und damit eine adäquate Grundlage für die Versicherung zu haben. Andererseits: Je besser Sie dokumentiert sind, desto einfacher und schneller ist die Abwicklung im Schadensfall. Übrigens: Wenn ein Kunstwerk gestohlen wurde, steigen die Chancen, es wiederzubekommen, erheblich.

 Aber wenn Ihnen das nicht relevant erscheint, wenn Sie eine Sammlung zusammenstellen, lohnt es sich vielleicht, der amerikanischen Wissenschaftlerin Susan Stewart in ihrem Buch "On Longing" zuzuhören, die die tiefere Bedeutung eines Sammlungssystems wie folgt beschreibt: Die Sammlung wird nicht durch ihre Elemente konstruiert, sondern sie entsteht durch ihr Organisationsprinzip". Sie meint damit, dass die Sammlung als Ganzes nicht nur aus ihren physischen Teilen besteht, sondern auch aus den Erinnerungen, Geschichten und Orten, woher die einzelnen Werke stammen und wo sie aufbewahrt werden. Sie vermitteln das Wesen der Sammlung ebenso sehr wie die einzelnen Werke.  Oft ist die Dokumentation der Sammlung von entscheidender Bedeutung, wenn der Sammler nicht anwesend ist, wenn Entscheidungen über Objekte getroffen werden müssen.

In der Realität fragen Sie sich vielleicht selbst: Sind Sie sicher, dass Sie sich an den Namen des Künstlers erinnern, dessen Kunstwerk Sie vor 10 Jahren auf einer Reise nach Singapur gekauft haben? Sie dachten, Sie würden sich an die Herkunft des erstaunlichen Drucks aus dem 18. Jahrhundert erinnern, den Sie in einem örtlichen Auktionshaus erworben haben, aber wissen Sie das wirklich? Sie werden gebeten, ein Kunstwerk für eine Museumsausstellung zu leihen, aber die Institution möchte sichergehen, dass es authentisch ist, und bittet um eine Kopie des Authentizitätszertifikats, da das Kunstwerk nicht signiert ist. Sie möchten sich mit der Galerie in Verbindung setzen, bei der Sie eine Skulptur gekauft haben, da das Kunstwerk etwas beschädigt ist, aber Sie können sich nicht erinnern, wann und wo Sie es gekauft haben. Sie mussten ein Kunstwerk für eine Weile wegpacken und wollen es wieder aufstellen, aber Sie haben keine Fotos gemacht und können nun die Montageanleitung nicht finden. Sie glauben, dass Sie ein Kunstwerk von diesem Künstler besitzen, aber wo könnte es sein?  

Wenn Ihnen das alles nur vage bekannt vorkommt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, sich selbst und Ihre Sammlung ein wenig mehr zu organisieren. Dann ist es an der Zeit, ein Inventar Ihrer Sammlung zu erstellen, das nicht nur die wichtigsten Informationen zu jedem Kunstwerk dokumentiert, sondern auch dafür sorgt, dass alle relevanten Dokumente, die dazu gehören, an einem sicheren und leicht zugänglichen digitalen oder physischen Ort aufbewahrt werden.

Was soll dokumentiert werden?

Die Erstellung einer Inventarliste muss nicht entmutigend sein. Es gibt kein Richtig oder Falsch in der Art und Weise, wie Sie Ihre Sammlung dokumentieren, solange es dokumentiert ist. Das können handschriftliche Notizen in einem Ordner sein, eine einfache digitale Word- oder Excel-Liste oder, wenn Sie eine große Sammlung haben, können Sie in eine Software zur Sammlungsverwaltung investieren und sogar einen Kurator einstellen, der sich um die Details kümmert. Alles ist besser, als sich nicht zu kümmern.

Katrin Stoll, CEO von Neumeister Auktionen in München, berichtet, wie ihr Auktionshaus Anfang 2022 etwa 60 Holzkisten mit Objekten erhielt. Die Kisten waren seit über 60 Jahren nicht mehr geöffnet worden und es war kein Inventar vorhanden. Man wusste nur, dass sie aus dem ehemaligen Schloss der Grafen von Württemberg in der ehemaligen schlesischen Stadt Carlsruhe, dem heutigen Pokój in Polen, stammen. Während das Schloss selbst 1945 zerstört wurde, wurden viele seiner Gegenstände nach Deutschland transportiert und überlebten den Krieg. Die meisten von ihnen wurden jedoch nie ausgepackt und blieben im Besitz von Graf Ferdinand von Württemberg, der 2020 verstarb. Nun wurden über 600 Objekte katalogisiert und werden verkauft.

Aber viele wichtige Informationen über die Sammlung werden für immer verloren sein, und die Herausforderungen bei der Katalogisierung einer Sammlung im Nachhinein sind zahlreich. Fehlende Künstler oder Hersteller, Fragen zur Datierung, zum Herkunftsort und zur Dokumentation von Restaurierungsarbeiten sind nur einige davon. Es ist viel besser, Immer auf dem aktuellsten Stand zu sein und sofort mit einer Bestandsaufnahme zu beginnen.

 Die wichtigste Frage ist, welche Informationen aufgezeichnet werden müssen:

• Ein wichtiges Element ist die Erfassung der Eigentumsverhältnisse. Ein Stück kann Ihnen persönlich gehören, Ihrem Ehepartner oder auf den Namen Ihres Unternehmens lauten - sie hängen alle am selben Ort, aber es ist wichtig, festzuhalten, wem sie gehören.

• Apropos Standort: Notieren Sie, wo sich die Objekte befinden - befinden sie sich in einer Ihrer Immobilien, in Ihrem Bürogebäude, im Sommerhaus, in einem Lagerraum, bei einem Dritten als Leihgabe? Notieren Sie die genauen Standorte und aktualisieren Sie diese Informationen regelmäßig, vor allem, wenn Sie Objekte oder Kunstwerke haben, mit denen Sie nicht zusammenleben, oder die sich in Schubladen oder in einem professionellen Kunstlager befinden. Überschreiben Sie nicht einfach frühere Informationen, sondern ergänzen Sie sie.

• Jedes Objekt benötigt einen eigenen Eintrag und sollte eine spezifische ID haben, damit der Objekteintrag und die zugehörigen Dokumente abgeglichen werden können.

• Das eigentliche Objekt sollte nach Möglichkeit gemäß der üblichen Museumspraxis inventarisiert werden. Das Getty-ID-System ist ein nützlicher Anhaltspunkt. Zu den Mindestanforderungen gehören die Identifikationsnummer, die Art des Objekts, der Hersteller/Künstler, der Titel, das Medium, die Abmessungen, das Entstehungsjahr, die Auflagenhöhe und möglicherweise eine Beschreibung.

• Achten Sie darauf, dass Sie alle zugehörigen Dokumente aufbewahren, z. B. Rechnungen, Zertifikate, Herkunftsangaben, Ausstellungsverzeichnisse und bei komplexeren Kunstwerken auch Installationshinweise und eventuell Verpackungsinformationen.  Zu einigen konzeptionellen Kunstwerken gehören auch Informationen darüber, wie ein Kunstwerk wiederhergestellt werden kann, z. B. wenn Sie umziehen und es standortspezifisch ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen darüber aufbewahren, wo und wann Sie ein Kunstwerk zu welchem Preis gekauft haben.

• Fotos, vor allem von wichtigen Details oder wie das Objekt installiert aussieht, oder von eventuellen Schäden, die es bereits hat.

• Sie sollten auch festhalten, was Sie für das Kunstwerk bezahlt haben, wie hoch es versichert ist und wie hoch der aktuelle Wert ist, sofern Sie diese Informationen haben. Auch zusätzliche Kosten wie Lagerung, Transport und Einrahmung sollten Sie aufzeichnen.

• Status: Wo befindet sich das Kunstwerk gerade - und stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen bei Bedarf aktualisieren, vor allem wenn Sie über Lagerräume für Kunstobjekte außerhalb Ihrer eigenen Liegenschaften verfügen.

Halten Sie diese Informationen auf dem neuesten Stand und fügen Sie z. B. Leihgaben von Ausstellungen hinzu oder ob das Kunstwerk illustriert wurde oder irgendwo erwähnt wird. All dies ist Teil der Geschichte des Kunstwerks und kann den Wert des Werks erhöhen.

Wie Sie Ihre Sammlung dokumentieren?

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Sammlung groß oder wichtig genug ist, um mehr als nur einen sicheren Platz für alle Dokumente Ihrer Kunstwerke zu haben, vielleicht in einem A4-Ordner oder einem Aktenschrank, dann lohnt es sich, ein Online-Sammlungsverwaltungssystem mit sicherer Cloud-Speicherung in Betracht zu ziehen. So kann der Sammler Kunstwerke aus seiner Sammlung ganz einfach freigeben, vielleicht für eine Bewertung, oder um zu prüfen, ob er dieses ganz besondere Objekt wirklich hinzufügen muss, oder ob er vielleicht schon einige ähnliche in seinem Besitz hat. 

Überlegen Sie genau, wie Sie die Daten Ihres Erfassungssystems und zusätzliche Fotos und Dokumente aufbewahren wollen. Wollen Sie sie online mit einem Ablagesystem auf Papier verlinken? Dann achten Sie darauf, dass die Papiere sicher aufbewahrt werden und nicht durch Feuer oder Überschwemmung zerstört werden können. Oder wollen Sie alle Unterlagen scannen und darauf achten, dass alles digital abgelegt wird? Wie auch immer Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, dass das System für Dritte transparent und über einen langen Zeitraum hinweg zugänglich ist. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre digitalen Systeme ebenso wie Ihre anderen digitalen Dateien auf dem neuesten Stand halten und dass alle Unterlagen an einem sicheren Ort auf idealem Archivierungspapier aufbewahrt werden, das nicht beschädigt wird.

Es gibt mittlerweile verschiedene Systeme und Dienste auf dem Markt, die Ihnen dabei helfen können. Sie reichen von sehr aufwendigen und teuren Kundenverwaltungssystemen bis hin zu einfach zu bedienenden mobilen Apps, wie sie Arte Generali seinen Kunden im Rahmen seiner Versicherungsleistungen anbietet. Artgalleria (https://www.artgalleria.com/) und Artbinder (https://www.artbinder.com/) oder (https://www.collectorsystems.com/) sind Beispiele für kostenpflichtige High-End-Produkte. Während CMS-Systeme oft nicht nur Gebühren, sondern auch Zeit erfordern, um sich mit dem System selbst vertraut zu machen, machen es Apps heute sehr einfach, die Informationen einzugeben und sicher aufzubewahren. [https://artegenerali.com/news/discover-arte-generali-app]. Alle Systeme ermöglichen es Ihnen jedoch, Ihre Sammlung leicht zur Hand zu haben, egal wo Sie sind. Handke sagt über die App:

Wir wollten einen schnellen und einfachen Weg für unsere Kunden finden, um alle Informationen über ihre Sammlung an einem Ort zu haben. Wir alle leben mit unseren Smartphones, und unsere App ist ein bequemer Weg, um Ihre Sammlung und Ihre Versicherung gleichzeitig zu verwalten.

Zusammenfassung 

Ein Kunstinventar ist für Ihre Sammlung unerlässlich. Es hilft Ihnen, Ihre Kunstwerke nachzuverfolgen und erstellt ein Aide-Memoire Ihrer Sammlerreise, liefert wichtige Informationen für Ihre Versicherung und ist ein Leitfaden, falls Sie oder jemand in Ihrem Auftrag Gegenstände aus Ihrer Sammlung verkaufen möchten. Es ist eine Aufzeichnung Ihrer Leidenschaften und vermittelt anderen Ihre Sammlungen - hoffentlich in einer Weise, die auch ohne den Beitrag des Sammlers Sinn macht. Sie müssen nicht alles auf einmal machen, beginnen Sie mit einem Objekt, einem Raum, einer Art von Sammlung - Schritt für Schritt.

Useful Links:  

https://www.artworkarchive.com/blog/how-to-inventory-your-artwork

https://artradarjournal.com/2021/11/17/how-to-use-excel-to-create-art-inventory/

https://www.getty.edu/publications/resources/virtuallibrary/0892365722.pdf