Inventaires -comment gérer une collection

Soit on adore faire des listes, soit on déteste ça. À cet égard, il ne semble pas y avoir de juste milieu dans notre façon d'aborder la vie. Si l'idée de dresser une liste d'inventaire pour une collection d'art peut en réjouir certains, d'autres la redoutent et ne la feront probablement pas. Pourtant, posséder une collection d'art requiert un sens de l'organisation, car une grande partie de la valeur potentielle de la collection est liée au fait qu'elle soit bien documentée. Et la documentation approfondie d'une collection présente d'autres avantages.

Pourquoi documenter?

Les avantages de la documentation de votre collection sont multiples. Mais surtout, ils deviendront importants si vous souhaitez faire évaluer votre collection, que ce soit à des fins d'assurance, dans le cas d'une vente ou au profit de la constitution d'un patrimoine. Iris Handke, directrice de ARTE Generali, Allemagne, le dit ainsi : « Une bonne documentation est essentielle pour l'assurance, et ce pour diverses raisons. D'une part, parce que vous avez besoin d'un maximum d'informations pour évaluer correctement une œuvre d'art et disposer ainsi d'une base adéquate pour l'assurance. D'autre part, plus la documentation est bonne, plus le processus est facile et rapide en cas de sinistre. Par ailleurs, si une œuvre d'art a été dérobée, les chances de la récupérer augmentent considérablement. »

Si vous n’êtes pas convaincu par l’importance de constituer une collection, il serait peut-être bon d'écouter l'universitaire américaine Susan Stewart qui, dans son livre « On Longing », donne la signification profonde de ce qu’est une collection, à savoir que selon elle « la collection n'est pas construite par ses éléments ; elle existe plutôt par le biais de son principe d'organisation. Ce qu'elle veut dire, c'est que dans son ensemble, la collection n'est pas seulement constituée d'artefacts physiques, mais aussi de souvenirs, d'histoires, de lieux, d'où viennent les œuvres individuelles et où elles sont conservées. Ils communiquent l'essence de la collection tout autant que les œuvres individuelles. Souvent, la documentation de la collection est cruciale si le collectionneur est absent et que des décisions concernant les objets doivent être prises.

En pratique, vous pouvez vous demander : « Êtes-vous sûr de vous souvenir du nom de l'artiste dont vous avez acheté une œuvre lors d'un voyage à Singapour il y a dix ans ? » Vous pensiez vous souvenir de la provenance de l'étonnante gravure du XVIIIe siècle que vous avez achetée dans une salle des ventes locale, mais est-ce vraiment le cas ? On vous demande de prêter une pièce pour une exposition dans un musée, mais l'institution veut s'assurer de son authenticité et demande une copie du certificat d'authenticité car l'œuvre n'est pas signée. Vous voulez contacter la galerie où vous avez acheté une sculpture car l'œuvre est un peu abîmée, mais vous ne vous souvenez plus où et quand vous l'avez achetée. Vous avez dû ranger une œuvre d'art pendant un certain temps et vous voulez la remettre en place, mais vous n'avez pas pris de photos et vous ne trouvez pas les instructions d'installation. Vous pensez avoir possédé une œuvre de cet artiste, mais où peut-elle être ?

Si tout cela vous semble vaguement familier, il est probablement temps de vous organiser un peu plus, vous et votre collection. Il est alors temps de concevoir un inventaire de votre collection qui ne se contente pas de documenter les informations clés de chaque œuvre, mais qui garantit également que tous les documents pertinents qui lui appartiennent se trouvent dans un endroit numérique ou physique sûr et facilement accessible.

Que faut-il documenter?

Dresser une liste d'inventaire n'est pas forcément une tâche ardue. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de documenter votre collection, du moment qu'elle est documentée. Il peut s'agir de notes manuscrites dans un dossier, d'une simple liste numérique Word ou Excel ou, si vous avez une grande collection, vous pouvez investir dans un logiciel de gestion de collection et même engager un conservateur pour gérer les détails de tout cela. Tout sera mieux que de ne pas s'y prêter.

Katrin Stoll, PDG de Neumeister Auctions à Munich, raconte que sa maison de vente aux enchères a reçu une soixantaine de caisses en bois contenant des objets au début de l'année 2022. Les caisses n'avaient pas été ouvertes depuis plus de 60 ans et aucun inventaire n'était disponible. Tout ce que l'on savait, c'est qu'elles provenaient de l'ancien château des comtes de Wurtemberg situé dans l'ancienne ville silésienne de Carlsruhe, aujourd'hui Pokój, en Pologne. Si le château lui-même a été détruit en 1945, nombre de ses objets ont été transportés en Allemagne et ont survécu à la guerre. Cependant, la plupart d'entre eux n'ont jamais été déballés et sont restés la propriété du comte Ferdinand von Württemberg, décédé en 2020. Aujourd'hui, plus de 600 objets ont été catalogués et sont en cours de vente.

Mais nombre d'informations cruciales sur la collection seront à jamais perdues et les défis du catalogage d'une collection a posteriori sont nombreux. Les artistes ou fabricants manquants, les questions sur la datation, la provenance et la documentation des restaurations ne sont que quelques exemples. Il vaut mieux commencer à inventorier dès que possible.

La question la plus importante est de savoir quelles informations doivent être enregistrées :

Un élément important est d'enregistrer la propriété. Une pièce peut vous appartenir personnellement, appartenir à votre conjoint ou être au nom de votre entreprise - elles sont toutes accrochées au même endroit, mais il est important de noter à qui elles appartiennent.

• En parlant d'emplacement, notez où se trouvent les objets - sont-ils dans l'une de vos propriétés, dans vos bureaux professionnels, dans votre maison de vacances, dans un espace de stockage, en prêt ? Veillez à noter les emplacements spécifiques et à mettre ces informations à jour régulièrement, surtout si vous avez des œuvres avec lesquels vous ne vivez pas, ou qui se trouvent dans des tiroirs ou dans des réserves professionnelles. Ne vous contentez pas de remplacer les informations précédentes, complétez-les.
• Chaque objet a besoin de sa propre entrée et doit avoir un identifiant spécifique, afin que l'entrée de l'objet et les documents associés puissent correspondre.
• L'objet lui-même doit être inventorié selon les pratiques muséales standard, si possible. Le système d'identification Getty est un marqueur utile. Les exigences minimales comprennent le numéro d'identification, le type d'objet, le fabricant/artiste, le titre, le support, les dimensions, l'année de création, la taille de l'édition, et éventuellement une description.
• Veillez à conserver tous les documents associés, tels que les factures, les certificats, les informations sur la provenance, les listes d'exposition et, pour les œuvres plus complexes, les notes d'installation et éventuellement les informations sur l'emballage. Certaines œuvres d'art conceptuel sont également accompagnées d'informations sur la manière de recréer une œuvre, par exemple en cas de déménagement, et sont spécifiques à un site. Veillez à conserver les informations sur le lieu et la date d'achat de l'œuvre, ainsi que son prix.
• Prenez des photos, en particulier des détails importants, de l'aspect de l'objet une fois installé ou de tout dommage qu'il pourrait avoir. 
• Vous pouvez également noter ce que vous avez payé pour l'œuvre, ce pour quoi elle est assurée et quelle est sa valeur actuelle, si vous disposez de ces informations. Il est également utile de noter les coûts supplémentaires, tels que le stockage, le transport et l'encadrement.
• État : Où se trouve l'œuvre à l'heure actuelle. Veillez à mettre à jour ces informations si nécessaire, notamment si vous disposez d'espaces de stockage pour les objets d'art en dehors de vos propres propriétés.

Tenez ces informations à jour et ajoutez par exemple les prêts d'exposition ou si l'œuvre a été mentionnée quelque part. Tout cela fait partie de l'histoire de l'œuvre et peut potentiellement lui donner de la valeur.

Comment documenter votre collection? 

Si vous estimez que votre collection est suffisamment grande ou importante pour justifier plus qu'un endroit sûr pour les documents liés à vos œuvres, il vaut la peine d'envisager un système de gestion de collection en ligne avec un stockage sur le cloud sécurisé. Cela permet au collectionneur de partager facilement les œuvres de sa collection, potentiellement de les faire évaluer, et de classifier ses objets, à ce titre, il pourra vérifier s'il a vraiment besoin d'acquérir telles ou telles œuvres, ou s'il n'en a pas déjà des similaires en sa possession.

Réfléchissez bien à la manière dont vous souhaitez conserver les données de votre système de collecte, les photos et documents supplémentaires. Voulez-vous les relier en ligne avec un système de classement papier ? Assurez-vous alors que les documents sont stockés en toute sécurité et ne peuvent être détruits par un incendie ou une inondation.

Ou bien voulez-vous numériser tous les documents et vous assurer que tout est classé sous forme numérique ? Quelle que soit votre décision, assurez-vous que le système est transparent pour les tiers et accessible pendant une longue période. Veillez à mettre à jour vos systèmes numériques autant que vos autres fichiers et à ce que tous les documents soient conservés en lieu sûr sur du papier d'archives qui ne se détériorera pas.

Il existe aujourd'hui sur le marché différents systèmes et services qui peuvent vous aider, allant de systèmes de gestion des clients très élaborés et coûteux à des applications mobiles faciles à utiliser, comme celle qu'Arte Generali propose à ses clients dans le cadre de ses services d'assurance. Artgalleria (https://www.artgalleria.com/) et Artbinder (https://www.artbinder.com/) ou (https://www.collectorsystems.com/) sont des exemples de produits payants haut de gamme. Alors que les systèmes CMS nécessitent souvent non seulement des frais à payer, mais aussi du temps pour se familiariser avec le système lui-même, les applications d'aujourd'hui permettent de saisir très facilement les informations et de les conserver en sécurité. [https://artegenerali.com/news/discover-arte-generali-app]. Tous les systèmes vous permettent d'avoir votre collection à portée de main, où que vous soyez. Handke dit à propos de l'application :

Nous voulions trouver un moyen rapide et facile pour nos clients d'avoir toutes les informations sur leur collection en un seul endroit. Nous vivons tous avec nos smartphones et notre application est un moyen pratique de gérer votre collection et votre assurance en même temps.

Résumé

Un inventaire d'art est essentiel pour votre collection. Il vous aide à suivre vos œuvres et permet de faire un récapitulatif de votre parcours de collectionneur, il donne des informations importantes pour proposer une solution d’assurance adaptée et sert de guide si vous ou quelqu'un en votre nom souhaite vendre des objets de votre collection. Il s'agit d'un registre de vos passions et offre de la fluidité dans la transmission d’informations sur votre collection. Vous n'avez pas besoin de tout faire en même temps, commencez par un objet, une pièce, un type de collection - étape par étape.

Liens utiles :

https://www.artworkarchive.com/blog/how-to-inventory-your-artwork https://artradarjournal.com/2021/11/17/how-to-use-excel-to-create-art-inventory/ https://www.getty.edu/publications/resources/virtuallibrary/0892365722.pdf